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Políticas y Criterios para la Selección, Adquisición y Contratación de Recursos de Información Científica y Tecnológica

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1. Antecedentes

    • El 9 de diciembre de 2009, el Consejo Nacional de Ciencia y Tecnología (CONACYT), la Secretaría de Educación Pública (SEP), la Asociación Nacional de Universidades e Instituciones de Educación Superior, A.C., (ANUIES), el Instituto Politécnico Nacional (IPN), la Universidad Nacional Autónoma de México (UNAM), el Centro de Investigación y Estudios Avanzados del IPN (CINVESTAV), la Universidad Autónoma Metropolitana (UAM), la Universidad de Guadalajara (UdeG) y la Corporación Universitaria para el Desarrollo de Internet, A.C. (CUDI), suscribieron una carta de intención con el objeto de establecer las bases de colaboración para trabajar conjuntamente, a través de la creación del Consorcio Nacional de Recursos de Información Científica y Tecnológica, para ampliar, consolidar y facilitar el acceso a la información científica en formatos digitales a todas las instituciones de educación superior y centros de investigación del país.
    • Con fecha 2 de septiembre de 2010, las dependencias, entidades, instituciones y organismos mencionados en el párrafo anterior, suscribieron un Convenio de Colaboración para la conformación del Consorcio, el cual cuenta para su operación con: un Comité Directivo como máxima autoridad; un coordinador general designado por el CONACYT y, Comisiones Específicas para el cumplimiento del objetivo del Consorcio, a saber: Comisión de Planeación y Análisis, Comisión de Selección de Materiales y Adquisiciones y Comisión de Desarrollo Tecnológico.


2. Políticas Generales

    • En el CONVENIO DE COLABORACIÓN celebrado entre CONACYT, SEP y las instituciones fundadoras del Consorcio se establece textualmente que la: Comisión de Selección de Materiales y Adquisiciones tendrá la función de realizar la selección de materiales, tomando en consideración las opiniones y/o sugerencias académicas de las instituciones participantes y efectuará, con estricto apego a las disposiciones legales aplicables en la materia, gestiones ante las casas editoriales y otros proveedores para lograr que éstos brinden al 'CONSORCIO' las mejores condiciones de servicios que prestan, lo que permitirá reducir la inversión de las suscripciones a las publicaciones, así como a incrementar la cantidad y la calidad de los servicios bibliotecarios en la materia y de las colecciones disponibles en cada institución.
    • En la Cláusula Segunda del mismo CONVENIO DE COLABORACIÓN se mencionan los siguientes beneficios que deben recibir las IES:
      • Actualización permanente en la adquisición de recursos de información científica publicada;
      • Simplificación de procesos administrativos para la adquisición de bases de datos y colecciones de información científica y tecnológica en formato digital;
      • Desarrollo de capacidades técnicas para la operación y uso de bases de datos de publicaciones electrónicas en las instituciones de educación superior y centros de investigación;
      • Mayor cobertura temática de las publicaciones científicas disponibles a los usuarios mediante el uso colectivo de las colecciones;
      • Capacitación a los usuarios institucionales por parte de las editoriales con el apoyo y seguimiento de las instituciones de educación superior y centros de investigación, con la finalidad de hacer mejor uso y aprovechamiento de los acervos;
      • Posibilidad de establecer compras consorciadas iberoamericanas o internacionales, que deriven de las negociaciones de alcance internacional que lleven a cabo 'LAS PARTES';
      • Disposición local a perpetuidad de las colecciones e información adquirida y;
      • Disponibilidad permanente en cada institución de educación superior y centros de investigación de las colecciones y la información que se adquiera.
  • En la parte de los "Antecedentes" de los Lineamientos de Operación, en el Fondo Institucional del CONACYT, de la Subcuenta Específica del Consorcio Nacional de Recursos de Información Científica y Tecnológica se establece que las instituciones fundadoras del Consorcio suscribieron una Carta de Intención:
    • ...para ampliar, consolidar y facilitar el acceso a la información científica en formatos digitales a todas las instituciones de educación superior y centros de investigación del país.


  • 3. Políticas y Criterios para la Selección y Adquisición Consorciada de Recursos de Información Científica

      1. Políticas para la selección y adquisición consorciada de recursos de información científica y tecnológica.

        • La adquisición consorciada sólo cubrirá recursos de información en formatos digitales.
        • Los recursos de información una vez adquiridos, deben ser considerados como un bien público.
        • No se reconocerá ninguna negociación realizada en lo particular por alguna de las instituciones miembros del Consorcio y que derive o represente responsabilidad para el mismo.
        • La adquisición de los recursos de información científica y tecnológica se realizará a través de los propios editores, eliminando la participación de intermediarios, salvo en los casos que las empresas editoras otorguen exclusividad de sus productos en línea en México y/o Latinoamérica a algún distribuidor en particular.
        • Se incluirán en el Portal del Consorcio, las revistas que estén en el Índice de Revistas Mexicanas de Investigación Científicas y Tecnológicas del CONACYT, con el fin de darles mayor visibilidad y difusión.
        • Se evitará la suscripción de recursos que requieran instalaciones locales de software específico.
        • El Consorcio y las instituciones integrantes de éste, tendrán la responsabilidad, en sus respectivos ámbitos de actuación, de promover el uso intensivo de los recursos de información adquiridos entre el personal académico, de investigación, comunidad estudiantil, público usuario de sus bibliotecas y centros de información.
      2. Criterios para la selección y adquisición consorciada de recursos de información científica y tecnológica.

        • La selección y adquisición de recursos de información científica y tecnológica considerará los siguientes criterios:
          • Criterios de definición de necesidades de las Instituciones de Educación Superior (IES) y Centros de Investigación.
          • Criterios de evaluación para la selección y adquisición de recursos.
          • Criterios para la negociación con las editoriales.
        • Criterios de definición de necesidades de las IES y Centros de Investigación.
          • La selección y adquisición de recursos de información deberá enfocarse en dar cobertura amplia, de tal manera que los recursos de información cubran los planes y programas de estudio, preferentemente de nivel posgrado, así como las líneas de investigación de las IES y los Centros de Investigación en México, considerando que éstos pueden clasificarse en tres categorías, en virtud de su fortaleza en investigación y posgrado:
            Consolidadas.
             Instituciones que cuentan con al menos un programa educativo reconocido dentro del Padrón del Programa Nacional de Posgrados de Calidad (PNPC).
            En proceso de consolidación.
             Instituciones que cuentan con al menos un programa educativo de posgrado.
            Incipientes.
             Instituciones que están en proceso de incorporar en su oferta al menos un programa educativo de posgrado.
          • Las solicitudes de nuevas adquisiciones y de accesos a recursos de información científica y tecnológica que presenten las IES y Centros de Investigación, deberán ir acompañadas de una justificación que incluya la documentación relacionada con los programas educativos de posgrado, las líneas y proyectos de investigación que dichos recursos atenderán.
        • Criterios de evaluación para la selección y adquisición de recursos.
          • La incorporación de nuevos títulos o base de datos, propuestos por las Comisiones o miembros del Consorcio deberá estar fundamentada en la evaluación que del recurso se realice, considerando sus características de especialidad, cobertura y calidad.
          • Los recursos de información científica y tecnológica atenderán primordialmente a los programas educativos de posgrado, las líneas y proyectos de investigación que se lleven a cabo en las IES y Centros de Investigación del país.
          • Se adquirirán preferentemente paquetes de publicaciones de los principales editores internacionales y asociaciones académicas que acrediten prestigio y sus publicaciones reúnan los criterios de calidad para ser incluidos en índices de especialidad o multidisciplinarios.
          • Se procurará la adquisición de información retrospectiva para que las IES y Centros de Investigación sean propietarios de la misma.
          • Se considerará para la adquisición de recursos las estadísticas de uso, de las IES y Centros de Investigación y/o que resulten, de periodos de prueba solicitados por el Consorcio.
        • Criterios para la negociación con las editoriales.
          • Para efecto de la negociación con las editoriales, se utilizará el número de Población de Usuarios Potenciales (PUP), cifra que resulta de sumar la matrícula de los alumnos inscritos en el último año de las licenciaturas de una Institución, más la matrícula de los alumnos inscritos a nivel posgrado, más el número de profesores e investigadores registrados en el Sistema Nacional de Investigadores (SNI), más los profesores adscritos a los posgrados no registrados en el SNI y los catedráticos CONACYT.

            Tamaño PUP
            Grande Mayor a 20,000
            Mediana 10,001-20,000
            Pequeña Menor a 10,000
        • Las instituciones aportantes y beneficiarias deberán compartir la información relacionada con las líneas de investigación y el número de investigadores asociadas a las mismas, con la finalidad de identificar la PUP de los recursos de información solicitados.
        • Para el caso de instituciones cuya PUP sea similar a la de otra institución, el Consorcio deberá de exigir al editor un costo menor o igual al que se otorgó a la institución de referencia.
        • Para las cotizaciones de instituciones públicas y particulares, se deberán considerar únicamente los posgrados acreditados en el Programa Nacional de Posgrados de Calidad (PNPC) del CONACYT, en el campo de conocimiento de que se trate.
        • Si la institución tiene un contrato vigente con la editorial y su propósito es contratar ese recurso de información a través del CONRICYT, deberá proporcionar el monto y las características del recurso de información que está pagando, por ejemplo: si es adquisición o suscripción, si los títulos tienen o no perpetuidad, si la colección cuenta con retrospectivos, si se contrató la colección completa o sólo algunos títulos, si la suscripción en formato digital está condicionada a la adquisición de títulos impresos, etcétera.
        • Si la institución cuenta con alguna cotización previa a su solicitud de incorporación al CONRICYT, deberá compartir ésta con el fin de negociar con la editorial un costo menor a lo estipulado en dicha propuesta.
        • Los recursos electrónicos deberán brindar acceso simultáneo a todos los usuarios finales.
        • Se considerarán las estadísticas, resultado del uso de los recursos ya contratados, para decidir su renovación y los costos de ésta.


    4. Políticas y Criterios para la Contratación Consorciada de Recursos de Información Científica y Tecnológica

      1. Políticas para la contratación consorciada de recursos de información científica y tecnológica.

        • Los contratos deben beneficiar a las instituciones y centros de investigación en los siguientes aspectos:
          • Actualización permanente en la adquisición de recursos de información científica.
          • Desarrollo de capacidades técnicas para la operación y uso de bases de datos de publicación electrónicas en las IES y centros de investigación.
          • Incremento en la cobertura temática de las publicaciones científicas disponibles a los usuarios finales.
          • Capacitación a los usuarios por parte de las editoriales y/o los proveedores.
          • Disposición local a perpetuidad de las colecciones e información adquirida.
          • Acceso permanente en cada institución de las colecciones y la información que se adquieran.
      2. Criterios para la contratación consorciada de recursos de información científica y tecnológica.

        • Los contratos deberán describir los recursos y las condiciones de la contratación e incluir el listado completo de títulos de revistas y/ o de base de datos.
        • Los contratos se firmarán en español y de ser necesario en la lengua utilizada por el proveedor del servicio.
        • Se deberán privilegiar las contrataciones multianuales.
        • Deberá incluir cláusulas que den certidumbre de acceso y uso a los usuarios (instituciones) y a los usuarios finales.
        • Deberá incluir cláusulas que garanticen la calidad del servicio.
        • Deberá incluir cláusulas que especifiquen los términos y condiciones de pago durante toda la vigencia del contrato.
        • Deberá incluir cláusulas que den certidumbre sobre los derechos perpetuos de las instituciones al término de la vigencia del contrato.
        • Ningún contrato debe incluir el concepto de intereses moratorios por demora en el pago.
        • Deberá incluir cláusulas relacionadas con el soporte técnico a los usuarios ya sea en las instalaciones de las instituciones y/o a través de Internet, las 24 horas del día, los 365 días del año.
        • Deberá incluir las condiciones técnicas más favorables proporcionando control de acceso vía IP de las instituciones, y en caso de que sea necesario también nombre de usuario (login) y contraseña (password).

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