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La adquisición en Consorcio da lugar a ahorros significativos y a una serie de beneficios adicionales. Algunos de ellos son cuantificables (por ejemplo, el ahorro de recursos de inversión), mientras que otros son intangibles (mejor servicio y mayor capacidad de respuesta ante alguna falla).

En este sentido vale la pena señalar en qué se ha avanzado en el CONRICYT:

1. Contratos multianuales.
2. Contratación directa a casa editoras para evitar intermediarios.
3. Definición de políticas y criterios para la selección, adquisición y contratación de recursos de información científica y tecnológica.

Sin embargo, existen otros rubros que habría que considerar para obtener mayor beneficio de la ecuación costo beneficio en la contratación de recursos digitales:

1. La capacidad e infraestructura tecnológica de las IES y Centros de Investigación miembros del CONRICYT.
2. La definición de criterios para evaluar la posibilidad de contratación de nuevas colecciones, ya se completas o por segmentos temáticos.
3. La definición de criterios para evaluar la posibilidad de contratación de retrospectivos y/o accesos a perpetuidad (permanente o continuo).

A. CAPACIDAD E INFRAESTRUCTURA TECNOLÓGICA DE LAS IES Y CENTROS DE INVESTIGACIÓN MIEMBROS DEL CONRICYT

Es importante que el CONRICYT solicite, particularmente a las instituciones beneficiarias del Consorcio, garantías de capacidad tecnológica e infraestructura así como de acceso a internet para recibir los recursos de información científica que ofrece el CONRICYT.

Para ello, se sugiere que las Instituciones y Centros de Investigación beneficiarios reciban oficialmente un pequeño manual técnico que incluya las características del equipo y la capacidad de acceso a internet mínimos necesarios que la institución deberá tener para ser beneficiaria del CONRICYT.

Este manual deberá ser elaborado por la Comisión de Desarrollo Tecnológico y aprobado por el Comité Directivo para su distribución.

Adicionalmente, el Manual deberá ir acompañado de una Carta compromiso dirigida al Rector o Director de la Institución beneficiaria, solicitándole la aceptación y compromiso institucional de proveer y/o tener lo necesario para accesar a los recursos del CONRICYT.

B. LA DEFINICIÓN DE CRITERIOS PARA EVALUAR LA POSIBILIDAD DE CONTRATACIÓN DE NUEVAS COLECCIONES, YA SE COMPLETAS O POR SEGMENTOS TEMÁTICOS

La recomendación para la contratación de paquetes de revistas es muy importante; en el mejor de los casos se recomienda la adquisición del paquete completo de los títulos ofertados o dependiendo de los costos y títulos se puede optar por adquirir un área temática de esa colección general.

Por lo que se recomienda:

1. Consolidar los recursos adquiridos por cada institución.
2. Analizar las colecciones de las instituciones participantes para conocer su integración a la suscripción de los recursos.
3. Analizar los programas de estudios de las instituciones participantes para determinar su inclusión.
4. Evaluar las propuestas de paquetes completos y los paquetes temáticos.
5. Evaluar las propuestas económicas y explorar las posibilidades de hacerlo por grupos de instituciones. Determinar el costo beneficio dependiendo de la colección y las instituciones.
6. Analizar la posibilidad presupuestal del CONRICYT tomando en cuenta la posibilidad de incluir aportaciones adicionales por parte de los miembros del Consorcio.
7. Evaluar los recursos mediante la implementación de periodos de prueba (parcial o total) para determinar si uso amerita su adquisición.
8. Incluir a las áreas de posgrado e investigación, así como a las bibliotecas de las instituciones para evaluar los recursos y considerar sus sugerencias para la toma de decisiones.

C. DEFINIR CRITERIOS PARA EVALUAR LA POSIBILIDAD DE CONTRATACIÓN DE RETROSPECTIVOS Y/O ACCESOS A PERPETUIDAD.

La adquisición de archivos retrospectivos debe de realizarse bajo las siguientes recomendaciones.

1. Todas las contrataciones de revistas deben de incluir el acceso perpetuo a los años que se adquieren.
2. Solo se adquieren los retrospectivos de los recursos que el CONRICYT contrata, previa aprobación de su Comité Directivo.
3. La Comisión de Selección de Materiales y Adquisiciones será la responsable de definir la pertinencia de adquirir los perpetuos de los recursos contratados.
4. Se evaluará la oferta económica que realicen los editores y se podrá negociar bajo paquete completo o colecciones temáticas.
5. Será obligatorio que estos archivos retrospectivos también sean considerados en los proyectos de resguardo como CLOCKSS, LOCKS y/o Portico.
6. La adquisición de los retrospectivos y/o accesos a perpetuidad para las Instituciones que así se decidan, sólo se considerará si existen recursos disponibles, tras cubrir los costos de acceso a los recursos y coberturas estipuladas en el Plan de Adquisiciones del año de que se trate. La decisión será tomada por la Comisión de Selección de Materiales y Adquisiciones y aprobada por el Comité Directivo del CONRICYT.
7. Podrán realizarse adquisiciones mediante aportaciones extraordinarias de las Instituciones.